Preguntas frecuentes · Velixa

Todas tus dudas,
resueltas sin rodeos

Respuestas directas, en lenguaje de humanos. Sin tecnicismos innecesarios. Si después de leer esto aún tienes preguntas, estamos a un mensaje de distancia.

🌐 Preguntas generales

Lo primero que todos preguntan

Piénsalo así: si tu empresa fuera un restaurante, Velixa sería el proveedor que te trae la cocina completa — la estufa, los utensilios, el menú digital, el sistema de pedidos y hasta el contador — todo listo para que tú te dediques a cocinar y atender a los clientes.

En concreto, somos una empresa de tecnología que ofrece herramientas digitales para negocios colombianos: páginas web, facturación electrónica, agentes de inteligencia artificial para WhatsApp, automatizaciones, software personalizado, correos corporativos, firma electrónica, almacenamiento en la nube y contabilidad. Todo bajo tu nombre, como si lo hubieras construido tú.
✅ No necesitas saber de tecnología para trabajar con nosotros. Para eso estamos nosotros.
No. Trabajamos sin contratos de permanencia obligatoria y sin pagos anticipados de meses que aún no has usado. Es como Netflix: pagas mes a mes y cancelas cuando quieras dando aviso con 30 días de anticipación.

Para proyectos de desarrollo (páginas web, software a medida), el pago se divide: una parte al inicio del proyecto y el resto contra entrega. Así tú tienes la seguridad de que nosotros cumplimos antes de pagar el total.
✅ Sin letra pequeña, sin cláusulas trampa. Si algo no te queda claro en la propuesta, pregunta antes de firmar — siempre.
Tienes un canal de soporte directo por WhatsApp. No un formulario que desaparece en un buzón de correo — una conversación real con alguien del equipo que conoce tu caso. Para clientes activos, el tiempo de respuesta en horas hábiles es de máximo 2 horas para problemas urgentes.

Somos de los que no desaparecemos después de venderte. El acompañamiento inicial, la capacitación y el soporte continuo son parte del servicio, no un extra que cobrar después.
💬 Horario de atención: lunes a viernes de 8am a 6pm (hora Colombia). Para urgencias críticas, tenemos protocolo de escalamiento.
La mayoría de nuestros clientes son exactamente lo opuesto a una gran empresa: tiendas, clínicas, talleres mecánicos, consultorios, distribuidoras, salones de belleza, restaurantes y profesionales independientes que quieren verse y funcionar como una empresa grande, sin serlo todavía.

Tenemos productos desde $0 (facturación gratuita) hasta proyectos de varios millones para empresas medianas. Lo importante no es el tamaño, sino que la solución que necesitas exista y tenga sentido económico para ti.
✅ El Discovery inicial es completamente gratis. Ahí evaluamos juntos si tiene sentido trabajar, sin ningún compromiso.
Es una videollamada (o llamada por WhatsApp) de 30 a 45 minutos donde hablamos sobre tu negocio: cómo funciona, qué problemas tienes, qué quieres lograr y qué presupuesto manejas. Al final te damos un diagnóstico honesto de qué herramientas tienen sentido para tu caso.

No es una presentación de ventas disfrazada de consultoría. Si en esa reunión vemos que lo que necesitas no lo ofrecemos, te lo decimos directamente y si podemos, te orientamos hacia donde encontrarlo. Cero presión, cero compromiso.
📅 Puedes agendar tu Discovery en la página de contacto. Normalmente respondemos en menos de 24 horas hábiles.
🧩 Suite Extensiones Chrome

5 herramientas en tu navegador

Imagina que tu navegador Chrome es un teléfono celular. Las extensiones son como aplicaciones que instalas en ese teléfono: aparecen como un pequeño ícono arriba a la derecha del navegador y cada una hace una tarea específica cuando la abres.

Para instalarlas, cada miembro del equipo entra a un link que te enviamos, hace clic en "Agregar a Chrome" y listo — menos de 60 segundos. No hay que llamar a un técnico, no hay que instalar nada en el computador, y funciona igual en Windows y Mac.
✅ También funcionan en Edge y Brave (los navegadores basados en Chrome). En Firefox aún no, pero está en el plan.
El precio es por usuario por mes. Si tienes 5 personas en el equipo, pagas por 5. Si mañana entra alguien más al equipo, agregas un usuario y listo — la factura sube proporcionalmente ese mes.

El paquete completo de las 5 extensiones cuesta $29.500/mes por usuario — lo que sale más económico que pagar cada una por separado a $9.500. Si tienes 5 personas en el equipo, son $147.500 mensuales por tener todo el equipo conectado con las mismas herramientas.
🧾 Facturación Electrónica DIAN

Cumple la ley sin dolores de cabeza

Sí, desde 2023 prácticamente todas las empresas en Colombia están obligadas a facturar electrónicamente según la resolución de la DIAN. Seguir usando talonarios en papel puede resultar en sanciones y problemas para deducir costos ante la DIAN.

La buena noticia: con Velixa, tu sistema de facturación electrónica queda listo en 24 a 48 horas hábiles. Nosotros hacemos todo el trámite de habilitación ante la DIAN. Tú solo empiezas a mandar facturas desde el sistema.
⚠️ Hay un plan Gratuito para hasta 10 documentos al mes. Si mandas pocas facturas, puede que no tengas que pagar nada.
Un "documento" en el sistema de facturación no es solo la factura de venta. También cuenta: nota crédito (cuando devuelves o corriges una factura), nota débito (cuando hay un cobro adicional), documento soporte (para compras a personas que no están obligadas a facturar, como un trabajador informal) y la nómina electrónica.

Por eso el plan que necesitas depende del volumen total de documentos que emites al mes, no solo de las facturas. Si tienes dudas sobre cuántos documentos manejas, en el Discovery hacemos el conteo juntos.
🌐 Páginas Web Profesionales

Tu vitrina en Google, lista en días

Piénsalo como tres tipos de local comercial:

🎯 Esencial (Landing) — Es como una tarjeta de presentación gigante en internet. Tiene tu información, fotos, un formulario de contacto y el botón de WhatsApp. Perfecta si lo que necesitas es que la gente te encuentre en Google y sepa qué haces.

🛒 Business (E-commerce) — Es una tienda online completa. Tus clientes pueden ver el catálogo, agregar cosas al carrito y pagar con tarjeta, PSE o transferencia. Perfecta si quieres vender por internet.

🚀 Élite (Marketplace/API) — Es para proyectos más complejos: varios vendedores en un mismo portal, conexión con sistemas internos (ERP, CRM), integraciones avanzadas. Si tienes que preguntar si la necesitas, probablemente no la necesitas aún.
✅ Todos los planes incluyen dominio, hosting y certificado HTTPS el primer año. Sin costos ocultos.
Recibes acceso a un panel de administración (como un Google Docs pero para tu web) donde puedes cambiar textos, imágenes, precios y productos cuando quieras, sin saber programar. Es como editar una presentación de PowerPoint.

Para cambios de diseño, nuevas secciones o funcionalidades adicionales (por ejemplo, agregar un sistema de reservas), sí se cotizan como horas de desarrollo adicional. El contenido lo manejas tú; la estructura técnica, nosotros.
💬 Agentes IA para WhatsApp

Atiende sin estar presente

Entendemos el miedo — todos hemos hablado con esos bots que solo dicen "no entendí tu pregunta, vuelve a intentarlo" y que sacan más rabia que soluciones. El agente de Velixa funciona diferente.

Lo entrenamos con la información real de tu negocio: qué vendes, a qué precio, cómo funciona tu proceso, cuál es el tono de tu marca. El resultado es un asistente que responde de forma natural, en el idioma y el tono que usas tú. Y cuando no sabe algo, transfiere automáticamente la conversación a una persona real, con todo el historial visible para que no haya que repetir nada.
⏱️ El agente queda listo en 5–10 días hábiles. Tú lo apruebas antes de que salga al público.
Una interacción es básicamente un mensaje que el agente envía como respuesta. Cada vez que un cliente escribe algo y el agente le contesta, eso es una interacción. Una conversación completa de 10 mensajes de ida y vuelta serían aproximadamente 5–10 interacciones.

Para orientarte: si recibes unos 50 mensajes de clientes al día, el plan Esencial (2.000 interacciones/mes) probablemente te quede corto. El plan Profesional (25.000 interacciones) equivale a unas 800 conversaciones al mes. En el Discovery hacemos el cálculo juntos con base en el volumen real de tu negocio.
💻 Software a Medida

La herramienta que nadie más tiene

Porque los programas genéricos están hechos para "todos los negocios", lo que significa que están hechos perfectamente para ninguno. El software a medida es como la diferencia entre comprar ropa en un almacén o mandársela a hacer con un sastre: la de almacén sirve, pero la del sastre queda perfecta.

Tiene sentido cuando: tu proceso es muy específico y no existe un programa que lo haga exactamente como lo necesitas; cuando tienes múltiples sistemas que no se hablan entre sí; o cuando pasas horas haciendo manualmente tareas que un sistema podría hacer solo. Si tu equipo está perdiendo más de 5 horas semanales en procesos repetitivos, un sistema a medida probablemente se paga solo en pocos meses.
Las horas de desarrollo son como un presupuesto de obra: antes de empezar hacemos el plano (el Discovery) y te decimos cuántas horas estimamos para lo que necesitas. 15 horas alcanza para automatizaciones sencillas o módulos pequeños; 30 horas para sistemas medianos con base de datos y reportes; 60 horas para plataformas más completas.

Si durante el desarrollo el alcance crece (porque aparecen funcionalidades nuevas que no estaban en el plano original), te avisamos antes de ejecutar y acordamos si añadimos horas o las dejamos para una segunda fase. Nunca hay sorpresas en la factura.
🤖 Automatizaciones con IA

Tu negocio trabajando solo

Ejemplos reales que hemos implementado:

📧 Cuando alguien llena un formulario en tu web, automáticamente le llega un correo de bienvenida, se crea el contacto en tu CRM y te llega una notificación por WhatsApp.

🗂️ Cada vez que llega una orden de compra por correo, se registra automáticamente en una hoja de Google Sheets y se le avisa al encargado de bodega por WhatsApp.

💳 Al final de cada semana, el sistema genera automáticamente un resumen de ventas y te lo manda por correo.

Regla de oro: si es una tarea que haces igual todos los días o todas las semanas y tiene pasos claros, probablemente se puede automatizar.
En la mayoría de los casos, sí. Nos conectamos con WhatsApp Business, Gmail, Outlook, Google Sheets, Google Drive, Notion, Trello, Shopify, WooCommerce y prácticamente cualquier herramienta que tenga API (que es como una puerta trasera para que los sistemas se comuniquen).

Si el programa que usas no tiene API (algunos sistemas viejitos no la tienen), podemos automatizar igual usando una técnica llamada RPA — que básicamente hace clic y escribe en el programa como si fuera un humano, pero automáticamente. En el Discovery evaluamos qué aplica para tu caso.
📦 Más productos

Correos, videos, firma electrónica, nube y contabilidad

La diferencia principal es la dirección. Con Gmail gratuito tu correo es tuempresa123@gmail.com. Con correo corporativo es juan@tuempresa.com. Suena a un detalle menor, pero en los negocios la primera impresión importa muchísimo.

Imagínate que recibes dos cotizaciones: una de servicios.instalacion@gmail.com y otra de ventas@instalaciónprofesional.com. ¿A cuál le das más credibilidad? Exacto. Por $25.000 al mes es uno de los cambios con mayor impacto en la imagen de tu negocio.
✅ Funciona exactamente igual que Gmail o Outlook — puedes usarlo desde el celular, el computador y cualquier dispositivo al mismo tiempo.
Si lo solicitas al momento de contratar, hacemos la migración de tus correos históricos sin costo adicional. Todos los correos antiguos quedan disponibles en la nueva cuenta como si siempre hubieran estado ahí. El proceso toma entre 1 y 3 días hábiles según el volumen de correos que tengas.

No pierdes nada — ni los correos viejos, ni los contactos, ni los archivos adjuntos. Además puedes mantener el Gmail gratuito si quieres; no hay ningún problema en tener los dos.
La IA generativa de video ha avanzado mucho. Los videos que creamos combinan: imágenes y clips generados o seleccionados por IA, una voz en off profesional (que suena como un locutor real — porque básicamente lo es, solo que digital), texto animado, música de fondo y el logo de tu empresa.

El resultado es un video de publicidad para redes sociales o WhatsApp que se ve como el de cualquier marca grande, listo en horas. No reemplaza una producción cinematográfica, pero para publicidad en Instagram, Facebook y WhatsApp funciona muy bien y cuesta una fracción de lo que cobra una productora.
📱 El plan Élite incluye 8 días de pauta pagada en Meta (Facebook/Instagram), alcanzando entre 2.000 y 3.000 personas por día.
Sí. Cada video incluye hasta 2 rondas de ajustes sin costo adicional. Puedes pedir cambios en el texto, la voz, el ritmo, el orden de las escenas o el estilo visual. Lo que no puede cambiar radicalmente sin costo extra es el concepto completo (si quieres empezar de cero con una idea completamente diferente, eso se cotiza como un video nuevo).

El proceso es así: Tú nos das el texto o las ideas principales → nosotros creamos el video → tú lo ves → si algo no te convence, pides los ajustes → entrega final.
Google Drive gratuito da 15GB compartidos entre correo, fotos y documentos. KURA Cloud empieza desde 2TB — que son 2.000GB, más de 130 veces más espacio.

Para uso personal, Google Drive gratuito es suficiente. Para un negocio que maneja fotos de productos, contratos, facturas, videos y respaldos del sistema, 15GB se llenan rápido. KURA Cloud también hace respaldo automático en 3 ubicaciones geográficas, lo que significa que si algo sale mal (un computador que se rompe, un robo), tus archivos están seguros. Google Drive gratuito no tiene esa garantía empresarial.
Exactamente para eso está pensado. Tienes apps para Android e iOS, acceso desde el navegador web en cualquier computador, y además funciona como una carpeta sincronizada en Windows y Mac (como Dropbox o Google Drive). Los archivos que subes desde el computador de la oficina aparecen automáticamente en el celular, y viceversa.

Todo el equipo accede a los mismos archivos, siempre actualizados, sin tener que mandarse PDFs por WhatsApp o tener versiones distintas del mismo documento en diferentes computadores.
Sí. GORDIAN DOC cumple con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, que son las normas colombianas que dan a la firma electrónica exactamente el mismo valor legal que la firma manuscrita ante notarías, juzgados, entidades públicas y privadas.

Cada documento firmado genera un certificado de auditoría con: la dirección IP del firmante, la fecha y hora exacta de la firma, el método de verificación de identidad y el historial completo del documento. Si alguien disputa la firma, ese certificado es la evidencia legal.
✅ El firmante no necesita tener cuenta en GORDIAN DOC. Recibe el documento por correo o WhatsApp, firma con un clic, y listo.
Sí, y de dos maneras diferentes según lo que necesites:

🔄 En paralelo: les llega al mismo tiempo a todos y cada uno firma cuando puede. Ideal para actas, acuerdos entre socios o documentos que no requieren un orden específico.

🔗 En secuencia: primero firma la persona A, cuando lo hace le llega automáticamente a la persona B, y así sucesivamente. Ideal para contratos que deben tener un orden de aprobación (por ejemplo: empleado → jefe → gerente). Tú recibes una notificación cada vez que alguien firma y puedes ver el estado en tiempo real.
Una secretaria full-time en Colombia cuesta entre $1.500.000 y $2.500.000 mensuales con todas las prestaciones. El Asistente Virtual de Velixa cuesta $200.000 al mes y hace tareas específicas muy bien: crea facturas y cotizaciones con el membrete de tu empresa, redacta cartas formales, carga productos en tu web y hace investigaciones de mercado.

No reemplaza a una secretaria en todo — no contesta el teléfono, no sirve el tinto ni recibe personas. Pero para las tareas documentales y administrativas que se pueden hacer por WhatsApp, es mucho más rápido y económico. Muchos negocios lo usan como complemento a su equipo, no como reemplazo total.
WhatsApp usa cifrado de extremo a extremo, lo que significa que los mensajes solo los pueden leer tú y el destinatario. Además, el asistente opera bajo un acuerdo de confidencialidad: toda la información de tu negocio (precios, clientes, proveedores) se maneja con total discreción.

Los documentos creados solo se envían al número de WhatsApp que tú designas y no se comparten con terceros. Si tienes información que consideras muy sensible, en el Discovery definimos juntos los protocolos de manejo de datos para tu tranquilidad.
Una operación contable es básicamente cualquier movimiento económico que hay que registrar: una factura emitida, una factura de proveedor recibida, un pago de nómina, una consignación bancaria, un gasto de caja menor, una nota crédito, etc.

Para calcularlo: piensa en cuántas facturas emites al mes, cuántas facturas de proveedores recibes, cuántos empleados tienes (cada nómina es una operación), y cuántos movimientos de banco tiene la empresa. Si sumas todo eso y el número está entre 50 y 120, probablemente el plan de $800.000 es el tuyo. En el Discovery te ayudamos a hacer el conteo exacto.
Exacto, el servicio de contabilidad es exclusivo para empresas colombianas. La razón es simple: la normativa contable y tributaria de Colombia (DIAN, estatuto tributario, NIIF) es muy específica y requiere un contador con tarjeta profesional colombiana vigente, registrado formalmente ante la DIAN.

Ofrecer el servicio en otros países requeriría counters certificados en cada jurisdicción, con leyes completamente distintas. Preferimos hacerlo bien en Colombia antes que hacerlo mal en todas partes. El resto de los productos de Velixa sí están disponibles para empresas de cualquier país.
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